5 outils pour mettre en pratique la méthode GTD

5 outils pour mettre en pratique la méthode GTD

Dans le monde du travail, il y a deux types d’individus. Ceux qui, le matin, dressent une liste de tâches à effectuer et en viennent à bout avant la fin de la journée. Puis il y a ceux, qui, malgré toutes leurs bonnes intentions n’arrivent jamais à la finir.

Malgré le fait que l’on souhaite tous être cette personne qui finit toutes ses tâches en temps et en heure, certains d’entre nous doivent se battre quotidiennement pour ne pas crouler sous le travail.

Pas de panique, nous avons la recette miracle : la méthode GTD, ou “Getting Things Done”.

Nul besoin d’être un superhéros pour la maîtriser. Utiliser des outils de gestion de projets adéquats et savoir s’en servir de manière efficace suffit.

Que ce soit dans votre vie personnelle ou professionnelle, il est parfois nécessaire d’adopter différentes stratégies pour maximiser son efficacité.

Si vous êtes chef de projet, vous comprenez d’autant plus l’importance d’une bonne organisation et gestion du temps, deux compétences qui ne sont pas toujours évidentes à maîtriser. De plus, être en mesure de respecter son propre calendrier est indispensable si vous devez manager une équipe ayant des missions avec un agenda à respecter. Cependant il est parfois difficile de sélectionner un logiciel parmi des milliers disponibles sur le marché et utiliser un grand nombre d’outils pour gérer de multiples projets peut vite devenir incontrôlable.

Pour vous faciliter la tâche, nous vous avons sélectionné 5 applications adaptées à la méthode GTD dans le but d’augmenter votre efficacité et vous permettre de gagner en productivité.

Mais tout d’abord, qu’est-ce que la méthode “Getting Things Done” ?

Si vous ne connaissez pas encore la méthode “Getting Things Done”, aussi appelée “GTD” il est temps de vous familiariser avec cette approche. Le mouvement “Getting Things Done” est une méthode de gestion des priorités quotidiennes basée sur une philosophie de productivité. La popularité de cette méthode tiré du livre de David Allen ne fait que croître depuis sa parution en 2011 et est même, depuis 2005, une marque déposée.

Selon son auteur, la méthode “Getting Things Done, the art of stress-free productivity” traduit par “Faire avancer les choses, l’art de la productivité sans stress” se résume de la façon suivante : la productivité réduit le stress. Pour être plus précis, plus une personne va effectuer de tâches en peu de temps, plus elle pourra se détendre.

Pour cela, il faut tout d’abord éviter toute distraction lorsque vous effectuer une tâche.  Priorisez-les, concentrez-vous sur celle en cours, passez à la suivante une fois celle-ci terminée.

Quelques outils sont nécessaires pour que l’application de cette méthode soit des plus efficaces :

  • Boîte de réception
  • Corbeille
  • Listes
  • Calendrier
  • Système de classement des documents de référence

Si l’utilisation de ces outils était encore difficile en 2001 (les classeurs à dossier et calendrier de bureaux étaient nos meilleurs amis), ils sont aujourd’hui facilement accessibles numériquement et sur smartphone.

Même si une partie d’entre nous continue d’utiliser une liste et un calendrier en format papier pour s’organiser, on ne peut ignorer l’évolution du numérique et de la technologie en ce  début du 21ème siècle, les applications faisant complètement partie de notre quotidien.

Disponible sur smartphone, un outil GTD vous donne accès à différentes fonctions de collaboration et d’organisation qu’un simple ordinateur portable ou agenda papier ne pourrait vous fournir. Ces logiciels de gestion de projet peuvent vous faire économiser du temps et de l’argent par la même occasion car ils permettent à votre équipe de rester connectée et organisée.

Voici donc notre sélection des 5 applications GTD qui vous feront gagner du temps et vous aideront à réduire votre stress.

Les 5 logiciels cités dans cet article correspondent aux 5 outils clés mentionnés ci-dessus, c’est à dire la boîte de réception, la poubelle, le système de classement, la liste et le calendrier. Ces 5 programmes ont été retenus sont ceux les plus régulièrement cités par les inconditionnels de la méthode GTD.

1. G Suite

Commençons tout d’abord par la boîte de réception. Celle de l’outil G Suite est Gmail, l’outil de messagerie multiplateforme le plus connu aujourd’hui.

Gmail est un outil facile d’utilisation qui vous permet d’archiver d’anciens e-mails, de les classer dans différents dossiers si vous ne souhaitez pas les supprimer.

En plus de sa messagerie, G Suite inclut également Google Docs (ou Keep) et Google Drive. Grâce à ces deux programmes, vous pouvez créer des fichiers, prendre des notes et constituer des listes de tâches, que vous pourrez partager à votre guise. Vous avez aussi la possibilité de suivre le planning de votre équipe avec Google Calendar.

Mais la force la plus indiscutable de G Suite, c’est son aspect collaboratif : chaque membre d’une équipe peut partager une grande variété de supports :depuis la feuille de calcul en passant par une présentation et y ajouter réponses et commentaires. Et bien sûr, le tout est intégré en temps réel dans le cloud.

G Suite est donc totalement compatible avec la méthode GTD et vous aidera à vous organiser. C’est l’outil idéal pour les équipes donc les membres collaborent souvent.

2. Microsoft To-Do

Microsoft-To-Do est le nouveau Wunderlist depuis que l’application allemande de gestion de tâches à été rachetée par l’entreprise.

L’objectif était pour la marque Microsoft de proposer un nouvel outil intégrant les meilleures fonctionnalités de Wunderlist comme la version gratuite, la fonctionnalité multi plateforme en y ajoutant leurs propres fonctionnalités.

To-Do permet aux utilisateurs d’éviter certaines tâches fastidieuses pour se concentrer sur leurs projets du moment. C’est un outil idéal pour les chefs de projets habitués à Office 365 qui sont à la recherche d’un programme simple et gratuit.

3. OmniFocus

OmniFocus est un outil convenant parfaitement aux utilisateurs avancés de la méthode GTD travaillant avec un appareil iOS car il n’est pas disponible sur Android. Cet outil n’est pas le plus simple d’utilisation mais l’entreprise a misé sur des fonctionnalités plus puissantes comme l’automatisation, l’étiquetage et la modification par lots.

Si vous êtes un adepte de la méthode GTD, OmniFocus vous séduira de par sa conception.

Cependant si vous avez besoin d’un outil collaboratif, vous devrez vous diriger vers une autre alternative. OmniFocus s’adresse à des utilisateurs individuels et l’aspect collaboratif est l’inconvénient de ce produit.

4. Things

Things est un outil allemand développé en 2007 qui a été l’une des premières solutions commercialisées sur l’App Store une année plus tard.

L’esthétisme de l’application séduit de plus en plus d’utilisateurs chaque année. Things a d’ailleurs remporté le renommé Apple Design Award en 2009 et 2017.

En plus de son design minimaliste apprécié de ses utilisateurs, l’application propose fonctionnalités nécessaires (système de classement, boîte de réception, liste de tâches, calendrier) pour appliquer facilement la méthode GTD.

Au contraire d’OmniFocus, Things mise sur la simplicité de son interface. Cependant il n’inclut pas non plus de fonctionnalités collaboratives. Il reste donc idéal pour les projets individuels et pour les utilisateurs cherchant un outil GTD élégant et simple à petit prix.

5. Todoist

Lancée en 2007, l’outil Todoist a déjà séduit plus de cinq millions d’utilisateurs. Cette application est une combinaison parfaite des meilleurs éléments d’OmniFocus et de Things. Mais en plus de cela, elle comprend des outils de collaborations et une fonction de gamification originale qui la distingue des autres applications : chaque utilisateur accomplissant une tâche reçoit des points.

Elle dispose de toutes les fonctions indispensables pour mettre en place la méthode GTD.  En plus d’être gratuite, elle est aussi adaptée pour ceux qui n’utilisent pas d’appareil Apple et est disponible sur navigateur et mobile.

Todoist est donc un outil parfaitement adapté à un grand nombre d’utilisateurs souhaitant effectuer leurs tâches facilement.

Vous voila êtes donc prêt à appliquer la méthode “Getting Things Done” et à vous organiser en bon chef de projet en utilisant les bons outils de gestion des tâches. Vous n’avez plus qu’à faire votre choix parmi ces cinq outils. Mais n’oubliez pas, chaque personne travaille différemment et c’est pourquoi vous devez choisir l’outil qui vous convient le mieux.

Considérez les différentes options qui s’offrent à vous et optez pour celle qui répond le mieux à vos besoins et envies.

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