Pourquoi revoir sa façon de gérer ses mails

Cela peut paraître anodin mais beaucoup de personnes n’utilisent pas certaines fonctionnalités précieuses de leur client mail, même des professionnels du web.

Dans un premier temps, je vais expliquer rapidement quelle importance cela représente et comment cela vous fera gagner un temps précieux, puis je vous expliquerai comment vous y prendre en quelques étapes simples avec Gmail, qui est de loin mon service mail favori.

Organiser sa boîte mail

Si vous recevez plusieurs dizaines de mails par jour et que vous n’avez pas encore mis en place le moindre filtre pour trier et classer automatiquement vos mails, ça ne doit pas être drôle tous les jours… A cette allure, cela doit vous prendre plusieurs heures par jour pour faire le tri entre les vrais mails des spams, puis lire et répondre à ces mails.

Alors plutôt que de se casser la tête à devoir faire un tri manuel quotidiennement, le même travail répétitif et ennuyeux… pourquoi ne pas commencer dès maintenant à ajouter des filtres et de nouvelles fonctionnalités à votre boîte mail ?

Gmail et son tri sélectif

Gmail intègre un système de tri sélectif qui sépare en 5 onglets :

• Principale : les mails censés être importants, envoyés par des « humains »
• Réseaux sociaux : les mails des réseaux sociaux
• Promotions : les newsletters de sites e-commerce et de services en ligne
• Mises à jour : les newsletters d’autres sites et blogs
• Forums : les mails des forums

Cette mise à jour fait gagner un temps précieux en permettant de :

• distinguer les mails importants des secondaires (cela évite d’être attiré par les mails commerciaux alors qu’on a d’autres priorités)
• plus besoin de créer des dizaines de filtres pour faire ce tri
• ça simplifie la vie et ça nous prémunit d’une surcharge d’informations

Je trouve ce tri sélectif pertinent et réussi, mais également la détection des spams.

Pourquoi mettre en place d’autres filtres et fonctionnalités ?

Quand on travaille sur Internet, ce tri sélectif n’est pas suffisant pour ne pas être débordé et s’en sortir. Il faut mettre en place de nouvelles fonctionnalités et de nombreux filtres.

L’importance d’automatiser grâce aux filtres

Les filtres vous permettront de trier dans un dossier spécifique les mails venant d’un site ou d’une personne en particulier. Plutôt que d’expliquer tous les cas de figure possible, je vais rapidement vous présenter mon utilisation personnelle de ces filtres.

Je gère actuellement une centaine de sites et vous imaginez bien que sans filtres, ce serait horrible ! C’est pourquoi, chaque site dispose d’un email unique, disposant pour la plupart d’un alias. L’utilisation d’alias permet d’éviter de créer à chaque fois un nouvel email, d’autant plus que Gmail est désormais vigilent à la création d’un nouveau compte où il est demandé de renseigner son téléphone portable…

Pour savoir ce qu’est un alias et comment l’utiliser, consultez directement cet article : Astuces pour gérer des alias avec Gmail.

Bref, ces adresses mails/alias me permettent de classer les mails de chaque site dans un dossier spécifique de ma boîte mail principale. Voici comment je m’y prends…

Un dossier dédié pour chaque site dans sa boîte mail

Pour créer un filtre en suivant mon exemple ci-dessus, il vous suffit de :

1. cliquer sur le bouton de paramétrage de votre compte
2. sélectionner « Paramètres »
3. cliquer sur l’onglet « Filtres »
4. en bas de page, cliquer sur le bouton « Créer un filtre »
5. dans la colonne « À », saisir la nouvelle adresse email
6. valider en cliquant sur « Créer un filtre à partir de cette recherche »
7. cocher les cases suivantes :
   1. « Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver) »
   2. « Ne jamais envoyer dans le dossier Spam »
   3. « Appliquer le libellé : »
8. cliquer sur « Sélectionner un libellé » puis « Nouveau libellé »
9. renseigner le nom du site lié à cet email puis cliquer sur « Créer »
10. enfin valider en cliquant sur le bouton « Créer un filtre »

Marquer comme important les mails de certains destinataires

Voici comment vous y prendre en 5 étapes et moins d’une minute :

1. Suivez les 4 premières étapes de l’exemple précédent
2. Dans la colonne « De », saisissez l’adresse email de votre destinataire important (cela peut être un client, un prestataire, un ami…)
3. Validez en cliquant sur « Créer un filtre à partir de cette recherche »
4. Cochez les cases suivantes :
   1. « Ne jamais envoyer dans le dossier Spam »
   2. « Activer le suivi »
   3. « Marquer comme important »
5. Validez en cliquant sur le bouton « Créer un filtre »

Stopper les spammeurs

Si vous en avez marre de recevoir des mails inutiles, à la limite du spam, que ce soit pour des offres promotionnelles, des échanges de liens en mode bourrin (on retrouve souvent les mêmes sociétés et vous voyez peut-être de qui je parle)… et pour lesquels vous ne pouvez pas vous désinscrire (car il ne s’agit pas de newsletter) mais notamment d’envois via les formulaires de contact de vos sites.

Voici les 5 étapes à suivre pour faire le ménage :

1. Suivez les 4 premières étapes de l’exemple initial
2. Dans la colonne « De », saisissez l’adresse email de votre destinataire spammeur, dans la mesure du possible sous cette forme : « @monsitedespam.fr » sinon si il utilise un client mail réputé, saisissez le mail complet « lespammeur@hotmail.fr »
3. Validez en cliquant sur « Créer un filtre à partir de cette recherche »
4. Cochez les cases suivantes :
   1. « Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver) »
   2. « Supprimer »
   3. « Appliquer également ce filtre à X conversations correspondantes »
5. Validez en cliquant sur le bouton « Créer un filtre »

L’utilisation des filtres peut vous permettre une infinité de choses en matière de rangement et vous fera respirer un grand coup une fois tout en place. J’ai du mettre en place quelques 200 filtres et cela m’a permis de gagner facilement 2/3 heures par jour. Si ce n’est pas déjà fait, faites en autant que nécessaire et vous ne le regretterez pas !

Les fonctionnalités du Labo

La Labo Gmail propose des fonctionnalités additionnelles que l’on peut activer / désactiver en un clic sur son compte. Pour y accéder, il vous suffit d’aller dans Paramètres et de cliquer sur l’onglet « Labos ».

Voici quelques fonctionnalités pratiques que j’utilise pour mon compte :

1. Annuler l’envoi : Vous avez cliqué trop vite sur « Envoyer » ? Interrompez l’envoi des messages pendant quelques secondes après avoir cliqué sur le bouton Envoyer.
2. Bouton Marquer comme lu : Plus besoin de cliquer sur le menu « Autres actions » pour marquer un message comme lu. Activez simplement cette fonctionnalité : vous n’aurez plus qu’à cliquer sur un seul bouton !
3. Réponses standardisées : Les e-mails avec un minimum d’efforts… Enregistrez et envoyez vos messages standard à l’aide d’un bouton situé en regard du formulaire de rédaction. Vous pouvez également envoyer automatiquement des e-mails à l’aide des filtres.
4. Chat à droite : Place la zone de chat à droite de la boîte de réception.
5. Libellés automatiques : Classe automatiquement les messages reçus en trois catégories : Indésirables, Notification ou Forum. Des filtres sont créés pour libeller les messages selon ces catégories et les messages portant le libellé Indésirables sont exclus par défaut de la boîte de réception. Vous pouvez modifier ces paramètres par défaut ou créer d’autres filtres sur la page Paramètres -> Filtres. Signalez les e-mails mal classés à l’aide du menu déroulant Répondre.
6. Raccourcis clavier personnalisés : Vous permet de personnaliser les mappages de raccourcis clavier. Ajoute un nouvel onglet Paramètres à partir duquel vous pouvez attribuer plusieurs actions aux touches.

Une mention spéciale pour la fonctionnalité n°3 qui vous permettra de gagner un temps fou à répondre à vos mails. Préparez des réponses-type complètes que vous utilisez régulièrement pour répondre à vos mails et enregistrer-les en réponses standardisées. Soyez le plus complet possible dans vos réponses toutes prêtes et vous surpasserez les attentes de vos clients, tout en gagnant du temps.

Et il existe de nombreuses autres fonctionnalités qui pourraient vous être utiles.

Se désabonner des newsletters inutiles en quelques clics

Avec Unroll.me, vous bénéficiez d’un super service gratuit vous permettant de vous désinscrire de toutes les newsletters indésirables ou que vous ne souhaitez plus recevoir depuis une seule et même page.

Voici les quelques étapes à suivre :

1. RDV sur unroll.me, créez un compte en renseignant votre adresse mail
2. Acceptez la permission d’accès de l’application à votre client mail
3. Le robot Unroll va rechercher toutes les newsletters auxquelles vous êtes inscrit
4. Une fois la recherche terminée, passez à l’étape suivante
5. Vous arriverez sur la page où vous retrouverez tous vos abonnements, il ne vous reste plu qu’à sélectionner les newsletters que vous ne souhaitez plus recevoir
6. Enfin, validez en cliquant sur le bouton « Finish »

J’espère avoir été assez complet, et si vous aussi, vous avez vos propres astuces pour faciliter et améliorer la gestion de vos mails, n’hésitez pas à les partager en commentaire.