Vous désirez booster l’efficacité de votre gestion de relations client ? Vous avez besoin d’un logiciel CRM de qualité ? Sachez qu’avant de choisir le système adéquat, certains points sont à prendre en compte
Pour vous aider, nous allons détailler ce sujet et afin de bien orienter votre choix.
Sur le plan objectif et management
Il est impératif de se concentrer d’abord sur soi avant de faire tel ou tel choix. Cela vaut également pour votre entreprise. Si vous décidez d’acquérir un système de GRC, il est préférable de bien définir vos objectifs. Aussi, énumérez à l’avance certains points liés à son utilisation interne et externe.
Pour quelles raisons allez-vous acheter un CRM ?
Si vous regardez dans la plupart des sites comme logicielscrm.net, ils parlent d’offrir des solutions pour des besoins précis. Cela concerne évidemment ceux de votre société. Sans les connaître donc, vous dépenserez probablement pour un système peu efficace.
Bien sûr, la raison principale de votre achat est d’augmenter l’efficacité de votre gestion des relations client. Néanmoins, cela est insuffisant. Il vous faut lister les problèmes auxquels votre société est confrontée actuellement. Ainsi, vous trouverez plus facilement la solution CRM adéquate.
En effectuant ces analyses, vous devez regarder de près les points suivants :
- le sens et la direction que prennent les flux d’informations clients dans l’entreprise ;
- le type de stockage que vous utilisez et que vous désirez ;
- les blocages sur les échanges, les reportings et le traitement de données ;
- etc.
Qui va utiliser le logiciel ?
Il est également important de connaître les personnes ou le groupe qui va utiliser le logiciel. Il est surtout question de se renseigner sur :
- leurs compétences ;
- leurs expériences dans le domaine ;
- le département dans lequel ils travaillent.
C’est évidemment le travail du département des ressources humaines pour les grandes entreprises. Pour une TPE ou un PME, il suffit de se concentrer sur les compétences et l’expérience.
L’objectif dans cette étape d’identification est de pouvoir préparer des formations, si besoin. D’un autre côté, si vous êtes tous francophones, l’option d’un système anglophone ou germanophone est sans aucun doute à éliminer.
Sur le plan financier
Il est logique de se préparer financièrement quand vous décidez de faire un tel investissement. Pour un logiciel CRM, c’est encore plus important. Bien que certains systèmes soient en open source, les intégrations et divers modules vous coûteront encore de l’argent.
Le budget à préparer selon vos besoins
Si vous avez déjà identifié vos besoins, il vous sera plus facile de préparer votre budget. Sachez qu’il existe un grand nombre de systèmes GRC sur le marché. Ces outils, quoiqu’ils se ressemblent, diffèrent sur certains points. Il faut donc se préparer.
Votre budget sera basé sur :
- le type de CRM à acheter ;
- le nombre d’options qu’il contient ;
- la quantité et la qualité des modules que vous désirez.
Pour l’outil seulement, vous dépenserez peu d’argent. Ce qui vous coûtera cher ce sera l’installation, le paramétrage et l’intégration de certains modules avancés.
En tout, sur la programmation et la mise en marche, certains prestataires vous tarifieront entre 50 à plus d’une centaine d’euros par utilisateur. Aussi, plus votre logiciel est avancé, plus votre abonnement annuel sera élevé (sans compter l’hébergement).
D’autres critères qui vous coûteront de l’argent
A part le budget sur le logiciel proprement dit, vous devez également vous préparer financièrement pour :
- les formations ;
- la maintenance ;
- etc.
Si vos employés ont des difficultés à utiliser le matériel, il vous faut appeler des experts pour les former. A certains moments, vous avez également besoin d’effectuer certaines réparations ou maintenances sur le système. A eux deux seulement, vous aurez à dépenser au moins dans les 4000 – 6000 euros.
Heureusement, pour vous faciliter la vie, certains prestataires vous proposent des devis complets gratuitement. Cela concerne à la fois :
- l’achat ;
- l’abonnement ;
- l’installation et tout le reste.
Concernant le logiciel proprement dit
Après avoir identifié vos nécessités, il vous faut maintenant choisir le logiciel qui vous ira le mieux. Puisque vous avez déjà en tête les modules dont vous avez besoin et la qualité globale du système, il ne reste plus que les détails techniques à voir.
Evaluez la prise en main du système
Le plus important pour un CRM est qu’il soit facile à utiliser. Vous l’achetez pour résoudre des problèmes et non pas pour vous donner des maux de tête. Pour évaluer la facilité d’utilisation du système ; voyez les points suivants :
- l’interface utilisateur ;
- le temps de traitement de données ;
- les langues disponibles ;
- les mises à jour ;
- etc.
Dans l’interface, par exemple, il faut que l’utilisateur puisse trouver la plupart des outils dès le démarrage. Cela peut être sous forme d’icônes ou d’onglets assez explicites. Sinon, demandez au moins à ce que vous ayez la possibilité de modifier l’affichage de l’interface.
La disponibilité de plusieurs langues vous permettra de pouvoir travailler avec un plus grand nombre de collaborateurs et d’employés.
Sachez que certains CRM sont disponibles sous plus d’une vingtaine de langues comprenant :
- l’anglais ;
- l’allemand ;
- le français ;
- certaines langues africaines ;
- certaines langues asiatiques ;
- d’autres langues européennes et américaines.
Vérifiez si la mise à jour est automatisée ou non. Une version automatique ou programmable serait plus avantageuse pour l’utilisateur.
Vous pouvez également regarder les notes et les commentaires des clients sur le logiciel qui vous intéresse. Cela vous donnera une idée première sur la qualité et la réputation du système auprès de ses utilisateurs.
Vérifiez la compatibilité du logiciel avec les autres outils
La compatibilité est également non négligeable. Ce serait dommage d’acheter un logiciel CRM non compatible avec la plupart des outils que votre entreprise utilise. Cela concerne, dans la plupart du temps :
- les autres logiciels ;
- les plateformes et systèmes.
Pour les autres logiciels, notez que certains GRC s’adaptent très bien avec les outils offices et les divers stockages en ligne. Vérifiez bien si l’outil est compatible avec le système que vous utilisez pour la comptabilité et les autres.
Pour les plateformes et systèmes, il est préférable que le logiciel soit adapté à tous les types. C’est-à-dire qu’il soit utilisable à la fois sur téléphone, ordinateur ou tablette. Aussi, voyez s’il y a des versions pour la plupart des systèmes d’exploitation.